Processo approvazione documenti
Indice
-
Scopo
-
Ambito di applicazione
-
Definizioni
-
Responsabilità
-
Descrizione del processo
5.1 Creazione del documento
5.2 Revisione interna
5.3 Invio per approvazione
5.4 Verifica e feedback
5.5 Approvazione finale
5.6 Distribuzione e archiviazione -
Monitoraggio e aggiornamento
-
Allegati e moduli
1. Scopo
Definire le modalità e le responsabilità per la revisione, l’approvazione e la gestione dei documenti aziendali al fine di garantire qualità, coerenza e conformità normativa.
2. Ambito di applicazione
Il processo si applica a tutti i documenti aziendali che richiedono un’approvazione formale prima della loro distribuzione e utilizzo.
3. Definizioni
-
Documento: qualsiasi file o testo che contiene informazioni ufficiali da approvare.
-
Approvatore: persona o gruppo responsabile della verifica e approvazione del documento.
-
Proponente: chi crea o propone il documento per l’approvazione.
4. Responsabilità
-
Proponente: redige il documento e lo sottopone al processo di approvazione.
-
Approvatori: esaminano, revisionano e approvano o respingono il documento.
-
Ufficio qualità / documentazione: monitora il processo e assicura il corretto archiviazione.
5. Descrizione del processo
5.1 Creazione del documento
Il proponente redige il documento in base alle necessità operative o normative, seguendo le linee guida aziendali.
5.2 Revisione interna
Il documento viene sottoposto a una prima revisione interna per controlli preliminari su contenuti, formato e completezza.
5.3 Invio per approvazione
Il documento revisionato viene inviato agli approvatori designati tramite il sistema di gestione documentale o email, allegando eventuali istruzioni.
5.4 Verifica e feedback
Gli approvatori esaminano il documento, possono richiedere modifiche o chiarimenti. Il proponente apporta eventuali correzioni.
5.5 Approvazione finale
Una volta soddisfatte le condizioni, gli approvatori firmano o confermano formalmente l’approvazione del documento.
5.6 Distribuzione e archiviazione
Il documento approvato viene distribuito agli utenti interessati e archiviato in modo sicuro per garantire tracciabilità e reperibilità.
6. Monitoraggio e aggiornamento
L’ufficio qualità o responsabile della documentazione monitora periodicamente i documenti per verificarne l’aggiornamento e la validità.
7. Allegati e moduli
-
Registro documenti approvati
-
Checklist di revisione